Voici les trois étapes à suivre afin de vous assurer que vos évaluateurs reçoivent leurs mots de passe en temps opportun :
Étape 1 – Remplir le Questionnaire de mise en œuvre
Votre équipe de soutien de l’ÉPE vous enverra un lien vers un questionnaire que vous devrez remplir. Ce Questionnaire de mise en œuvre nous donnera plus de renseignements sur vous, votre équipe et vos besoins quant à la planification des évaluations de l’ÉPE-AD.
Étape 2 – Fournir le texte et le logo pour le Rapport individuel de l’enfant
Une fois que nous aurons reçu votre Questionnaire de mise en œuvre rempli, si vous êtes un nouveau client, nous vous ferons parvenir un modèle du Rapport de l’enfant à des fins de vérification. On demandera également aux nouveaux clients de fournir un logo pour l’école/l’instance et d’indiquer les personnalisations à apporter dans les sections désignées au haut et au bas du modèle.
Étape 3 – Fournir les données pour le fichier Excel
Pour cette dernière étape, nous vous enverrons un fichier Excel comportant deux feuilles de travail, toutes deux à remplir. Le fichier Excel précis que nous vous enverrons dépendra des éléments suivants :
a) Si vous connaissez les noms et les dates de naissance des enfants à évaluer avant l’évaluation :
- La première feuille de travail est la feuille intitulée « Données sur l’enfant ». Vous y enregistrerez les renseignements suivants : les renseignements concernant les enfants, la ou les écoles, la ou les éducatrices (le cas échéant).
- La deuxième feuille de travail est la feuille intitulée « Personnel supplémentaire ». Les renseignements que vous fournissez ici nous informeront sur tout autre membre du personnel qui pourrait avoir besoin d’accéder aux rapports, ainsi que le niveau d’accès qui lui sera accordé.
Ou
b) Si vous ne connaissez pas les noms ou les dates de naissance des enfants à évaluer avant l’évaluation :
- La première feuille de travail est la feuille intitulée « Données sur l’école ». Vous y saisirez les renseignements concernant l’école ou les écoles de votre instance.
- La deuxième feuille de travail est la feuille intitulée « Personnel supplémentaire ». Les renseignements que vous fournissez ici nous informeront sur tout membre du personnel qui pourrait avoir besoin d’accéder aux rapports, ainsi que le niveau d’accès qui lui sera accordé.
Veuillez noter : Ce fichier Excel devra être rempli et retourné à l’équipe de soutien de l’ÉPE au moins trois semaines avant la date prévue pour la saisie des données dans le système par les évaluateurs.
Un tel délai est nécessaire pour permettre la vérification des données fournies et pour effectuer un suivi. Notez que cet échéancier tient pour acquis que les données que nous recevons de votre instance sont exactes et prêtes à être téléchargées. Si elles ne le sont pas, le processus de vérification des données et de suivi peut prendre beaucoup plus de temps que prévu. Nous encourageons tous les clients à visionner cette courte vidéo qui vous aidera à éviter les cinq erreurs commises le plus fréquemment lors de la saisie des données dans les fichiers Excel.
- Veuillez vous assurer d’avoir rempli la deuxième feuille intitulée « Personnel supplémentaire ».
- Veuillez vous assurer que les adresses courriel et les données fournies dans la feuille de calcul sont exactes.
- Veuillez remplir le fichier Excel que nous vous fournissons (n’envoyez pas votre propre version) et assurez-vous que tous les champs requis sont remplis.
Conseils pour une mise en œuvre réussie de l’ÉPE-AD
Avant de recevoir la formation pour l’ÉPE-AD :
- Assurez-vous d’avoir bien reçu vos trousses pour l’ÉPE-AD, les livrets de réponses de l'enfant et les protocoles de notation.
- Devenez un expert de l’ÉPE! À titre de coordonnateur, vous êtes la première personne vers qui les coordonnateurs d’équipe et les évaluateurs se tourneront pour demander conseil sur l’ÉPE-AD. En conséquence, veuillez prendre le temps de consulter la section «Ressources et aide» du site Web app.earlyyearsevaluation.com
à l’aide du nom d’utilisateur eyeDA et du mot de passe DA1117$. Vous y trouverez un grand nombre de ressources et du matériel de soutien de qualité préparés et communiqués par The Learning Bar et nos clients. Toutefois, si les questions que l’on vous pose sont trop techniques ou si vous ne pouvez y répondre, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Nous vous aiderons avec plaisir!
- Distribuez l’information sur l’ÉPE-AD aux personnes concernées (familles, écoles, éducatrices, etc.). La section «Ressources et aide» de notre site Web renferme des ressources, des prospectus et des présentations PowerPoint qui pourraient vous être utiles.
- Si vous formez de nouveaux évaluateurs ou offrez une formation de perfectionnement, n’hésitez pas à consulter notre gamme de vidéos pour Évaluation de la petite enfance – Appréciation Directe (l’ÉPE-AD) afin de vous aider à préparer votre session de formation (reportez-vous à la section « Matériel » de notre site Web).
Deux à trois semaines avant le début des évaluations des enfants :
- Distribuez les trousses de l’ÉPE-AD, les livrets de réponse de l'enfant, les protocoles de notation et le guide de saisie des données.
- Vous pouvez également suggérer aux évaluateurs de visionner les vidéos suivantes :
- Démonstration d’une évaluation de l’ÉPE-AD - Pour accéder au lien de cette vidéo et à une copie du protocole de notation et du livret de réponses de l'enfant que l’évaluateur utilisera pendant l’évaluation, veuillez consulter la section « Matériel » de notre site Web.
- L’ÉPE pour les enseignantes de prématernelle : Conseils pour tirer le maximum de la passation de l’ÉPE-AD
Au début de la période de saisie des données :
- Vous serez avisé par courriel que les noms d’utilisateurs et les mots de passe viennent d’être envoyés à tous les évaluateurs et administrateurs de votre instance. Une fois que vous aurez reçu votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, vous pourrez accéder au site de saisie des données au app.earlyyearsevaluation.com
- Si vos évaluateurs vous disent n’avoir pas reçu leur mot de passe, vérifiez que leur adresse courriel correspond bien à celle que nous avons reçue, et demandez-leur ensuite de vérifier la section « pourriel » de leur compte courriel. Si quelqu’un a perdu son mot de passe, il lui suffit de cliquer sur le bouton « Mot de passe oublié? » du site Web et de suivre les étapes à l’écran.
- Vous avez de la difficulté à saisir des données en ligne? Envoyez directement un courriel à l’équipe de soutien de l’ÉPE à l’adresse eye-support@thelearningbar.com.
Durant la période d’évaluation :
- Vous pouvez suivre la progression de la mise en œuvre, encourager les évaluateurs à terminer la saisie de leurs données et générer les rapports. Notez qu’une fois qu’un rapport a été généré, il n’est plus possible de modifier les données de l’enfant. Les demandes de modification des données sont très inhabituelles, et ne devraient être présentées que par l'intermédiaire du coordonnateur, pour corriger une erreur dans la saisie des données.
Une fois la période d’évaluation terminée :
- Informez par courriel votre Gestionnaire des services aux membres que vous êtes prêt à fermer votre session de saisie des données pour l’ÉPE-AD.
- Une fois que la session est fermée, aucune nouvelle donnée ne peut être saisie. Toutefois, les rapports demeurent toujours accessibles pour les coordonnateurs et le personnel autorisé jusqu’à la prochaine session de l’ÉPE-AD (qu’il s’agisse d’une post-évaluation ou d’une nouvelle session de l’ÉPE-AD).
- En tant que coordonnateur de l’ÉPE pour votre instance, vous pouvez aussi accéder aux données des années précédentes en cliquant sur « Voir archive » dans la section « Affichage des résultats » de votre page d’accueil.
- Rencontrez les évaluateurs afin de discuter des rapports et d’entendre leurs suggestions pour les prochaines étapes. Vous pouvez discuter par exemple des stratégies pour travailler avec les enfants qui éprouvent des difficultés ou pour communiquer efficacement les résultats aux familles. Le lien suivant vous donnera accès à une ressource utile à cet effet : Communiquer des renseignements et amorcer un dialogue avec les familles pour l’Évaluation de la petite enfance et le fichier pdf qui l’accompagne.
- Lorsque vous partagez les rapports avec les familles, discutez avec elles du document de l’ÉPE-AD Façons amusantes de jouer avec votre enfant pour favoriser l’apprentissage (dans la section « Matériel » de notre site Web). Ce pourrait leur être fort utile!