Questions les plus fréquentes des coordonnatrices(teurs) et évaluatrices(teurs) sur l'ÉPE-AD

Coordinatrices(teurs)

Mon mot de passe (ou celui d’un membre de mon équipe) pour le site de saisie des données de l’ÉPE ne semble pas fonctionner. Que dois‐je faire?
Il vous suffit de suivre la procédure de réinitialisation de mot de passe sur l’application de saisie des données de l’ÉPE :

1. Allez à l’adresse : https://app.earlyyearsevaluation.com/ 
2. Cliquez sur «Mot de passe oublié?».
3. Saisissez votre adresse courriel et cliquez sur le bouton «Soumettre».
4. Consultez votre compte courriel pour vérifier si vous avez reçu le message «Demande de réinitialisation de mot de passe de l’ÉPE», et cliquez sur le lien fourni.
5. Suivez les directives à l’écran pour choisir un nouveau mot de passe, puis cliquez sur «Soumettre».
6. Vous verrez apparaître le message suivant : «Votre mot de passe a été réinitialisé avec succès. Veuillez cliquer ici pour vous connecter avec le nouveau mot de passe». Cliquez sur l’hyperlien « ici », puis saisissez votre nom d’utilisateur et votre nouveau mot de passe.
7. Vous devriez être redirigé vers votre page d’accueil.
   
   

   Si les directives de réinitialisation de mot de passe ne fonctionnent pas, il se peut que le courriel lié à votre compte dans le système ÉPE et le courriel que vous utilisez pour réinitialiser le mot de passe ne correspondent pas. Veuillez communiquer avec nous à l’adresse eye-support@thelearningbar.com

Y a‐t‐il un moment particulier durant l’année où il est préférable d'évaluer les enfants au moyen de l’ÉPE‐AD?
Le moment de l’année retenu pour évaluer les enfants relève entièrement du client. Ceci dit, lors du choix du calendrier d’évaluation, les clients privilégient la plupart du temps trois périodes précises. Gardez toujours en tête l’objectif pédagogique de votre instance pour adopter le calendrier d'évaluation qui y correspond le mieux.

(a) Évaluer les enfants huit à douze mois avant leur entrée à la maternelle.
L’évaluation a pour but d’informer les éducatrices de la petite enfance et les familles quant au développement global de l'enfant : où se situent ses forces, et dans quels domaines nécessiterait‐il un suivi plus serré? L’ÉPE‐AD est utilisée dans certaines instances pour identifier les enfants qui peuvent avoir besoin d’être évalués de façon plus approfondie ou qui peuvent avoir besoin d’un soutien supplémentaire lors de leur transition vers l’école. Les données sont également utilisées par les orthophonistes et d’autres spécialistes pour offrir des stratégies aux éducatrices de la petite enfance, aux familles et au personnel enseignant. Ces stratégies vont au‐delà des compétences en littéracie précoce; elles comprennent également des stratégies à mettre en œuvre à domicile et à l’école pour la motricité fine, la motricité globale, le comportement et la communication.

(b) Évaluer les enfants environ quatre mois avant leur entrée à la maternelle.
Ce calendrier d’évaluation a pour but d’offrir aux éducatrices de la petite enfance et aux familles la possibilité de travailler avec les enfants avant qu’ils n’entrent à la maternelle (bien que ce délai soit plus court qu’avec l’option a). Les résultats de l’ÉPE‐AD peuvent aussi fournir au personnel enseignant de la maternelle et à l’équipe multidisciplinaire une représentation exacte de la prochaine cohorte. Cette option est utile pour de nombreuses raisons, notamment pour la planification des programmes, la composition équitable des classes, l’orientation de l’enseignement, l’allocation des ressources, l’information fournie aux familles et la mise en place précoce de mesures de soutien afin de s’assurer que l’école est prête à accueillir la prochaine cohorte d’enfants.

(c) Évaluer les enfants à l’aide d’une pré‐évaluation‐AD (huit à douze mois avant la maternelle) et d’une post‐évaluation‐AD de suivi (trois à quatre mois avant l’entrée à la maternelle).
Ce calendrier combinant une pré‐évaluation et une post‐évaluation cumule les avantages des options a) et b), mais il comporte également l’avantage de mesurer les progrès des enfants et l’efficacité des programmes de soutien mis en place pour lui au fil de l'année. On dit que l’ÉPE‐AD est « normalisée en fonction de l’âge ». Qu’est‐ce que cela signifie?

Le Dr Willms et ses collègues ont recueilli les données de milliers d’enfants quant à leur capacité à exécuter des tâches liées aux habiletés qui sont importantes au succès scolaire des enfants. Ces habiletés ont ensuite été normalisées en fonction de l’âge. Ce processus consiste à déterminer le niveau de développement de ces habiletés pour les enfants âgés de trois à six ans. La normalisation en fonction de l’âge nous permet ainsi de tenir compte de l’âge de l’enfant au moment de l’évaluation. Cela nous permet en retour de fournir une rétroaction appropriée à l’âge quant au développement général de l’enfant dans chacun des quatre domaines évalués par l’ÉPE‐AD.

Y a‐t‐il des exigences en matière de formation pour faire passer l’ÉPE‐AD?

Oui, tous ceux et celles qui font passer l’ÉPE‐AD doivent recevoir une formation. Pour la première année de la mise en œuvre, The Learning Bar offre le choix entre une séance de formation en personne ou en ligne. Nous utilisons un modèle de développement professionnel qui permet aux membres de votre personnel qui ont été formés par un membre du personnel de l’ÉPE de former à leur tour d’autres évaluateurs de votre instance. Nous fournissons également des enregistrements audio sur fichiers PowerPoint et du matériel de soutien en complément de la formation annuelle du nouveau personnel. Visitez la section « Matériel » de notre site Web en utilisant le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été fournis par votre gestionnaire des services aux membres.

Le jour de l’évaluation, de nombreux évaluateurs rencontreront les enfants pour la première fois. Avez‐vous des suggestions pour établir rapidement une bonne relation avec les enfants?

Afin d’avoir un bon aperçu du niveau de développement de l’enfant, il importe que celui‐ci se sente aussi à l’aise que possible pendant l’évaluation. Il est donc essentiel d’aider l’enfant en ce sens. L'évaluatrice(teur) devra établir une ambiance de sécurité et de confort qui lui permettra d’obtenir les données les plus précises possible sur le niveau réel de développement de l'enfant.

Les enfants ayant une déficience doivent‐ils être évalués par l’ÉPE‐AD?

Nous préconisons que tous les enfants accomplissent autant d’éléments de l’ÉPE‐AD qu’ils le peuvent. Si un évaluateur n’est pas en mesure de terminer un nombre suffisant de questions dans un des quatre domaines pour un enfant, le rapport d’évaluation indiquera « Incomplet » pour ce domaine. Ceci signifie simplement que nous n’avons pas suffisamment de données pour évaluer et noter ce domaine pour cet enfant. Cette situation se présente si un domaine au complet a été omis ou si l’évaluateur n’a pas pu accomplir le nombre minimum de questions exigées pour bien refléter le développement de l’enfant. Dans le cas d’un enfant souffrant d’une déficience grave – qui a déjà reçu un diagnostic et pour qui un soutien a été mis en place – nous comptons sur le jugement professionnel de l’évaluateur, les souhaits de la famille et les pratiques et les politiques en vigueur au sein de votre organisation pour décider s’il est dans l’intérêt de l’enfant d’être évalué au moyen de l’ÉPE‐AD.

Dans quelle langue un enfant qui parle plus d’une langue doit‐il être évalué?

Il est toujours préférable que l’enfant soit évalué dans sa langue maternelle (ou dominante). Toutefois, si cela est impossible, l’évaluateur doit faire appel à son jugement professionnel pour déterminer si l’enfant est en mesure de comprendre les demandes associées aux items de l’évaluation. Si l’ÉPE‐AD est passée à un enfant qui ne possède pas les habiletés langagières nécessaires pour terminer le domaine, assurez‐vous qu’on ne lui accorde pas un score pour l’item, mais plutôt la mention « Incomplet ». Nous recommandons d’utiliser la mention « Incomplet » pour éviter que les résultats soient ambigus : le manque de compréhension de l’enfant est‐il attribuable à un obstacle linguistique ou au fait qu’il n’a pas acquis l’habileté évaluée? Pour plus de détails, consultez les Lignes directrices relatives à la passation et à la notation.

Pouvons‐nous faire appel à des traducteurs lors des évaluations de l’ÉPE‐AD?

Non. Nous ne recommandons pas de faire appel à un traducteur pour l’ÉPE‐AD. Très souvent, le traducteur peut traduire une consigne de façon littérale ou mot pour mot qui ne fait pas justice à la nuance ou au sens idiomatique requis pour bien expliquer à l’enfant ce que nous tentons d’évaluer. L’ÉPE‐AD a été validée en anglais, en français et en espagnol.

Notre organisation doit‐elle discuter des rapports de l’ÉPE‐AD de chaque enfant avec sa famille? Existe‐t‐il des ressources que nous pouvons fournir aux familles pour les aider à soutenir leurs enfants?
Oui. Nous vous le recommandons fortement. Informer les familles au sujet de l’ÉPE‐AD représente un volet important du processus d’évaluation. Toutefois, lors de la remise des rapports aux familles, veuillez vous assurer qu’elles comprennent bien l’information fournie dans le rapport. L’ÉPE‐AD n’est pas un test qu'on peut réussir ou rater. C’est avant tout un aperçu du développement de leur enfant. L’ÉPE‐AD est un moyen d’amorcer une discussion entre les familles et l’école. Gardez à l’esprit qu’il existe un grand nombre de ressources intéressantes à communiquer aux familles. Par exemple, The Learning Bar a créé à cet effet un document convivial d’une ou deux pages (selon votre choix) à l’intention des familles intitulé Façons amusantes de jouer avec votre enfant pour favoriser l’apprentissage qui vise à leur donner des idées pour intégrer facilement des activités pratiques et axées sur le jeu dans leur milieu familial. Le ministère de l’Éducation de la Saskatchewan a également créé de nombreuses ressources de soutien de qualité, notamment un document intitulé « Guide pour l’enseignant : Comment inciter les familles à participer », qui offre aux éducatrices un guide ou une façon d’amorcer le dialogue avec les familles lors de la communication des résultats de l’ÉPE‐AD. La section « Ressources et aide » de notre site Web renferme plusieurs autres documents et vidéos de soutien. Pour savoir comment accéder à ces documents, veuillez vous adresser au gestionnaire des services aux membres. Que devrons‐nous faire avec les protocoles de notation lorsque les évaluateurs ont effectué la saisie des données dans le système?

Nous vous recommandons de conserver les protocoles de notation dans un endroit sûr jusqu’à la clôture de votre session de saisie des données. Une fois la session terminée, nous vous recommandons de détruire ces documents. Toutefois, gardez à l’esprit que les politiques et les procédures varient grandement d’une instance à l’autre. Il reviendra donc à vous et à vos superviseurs de déterminer la meilleure approche à adopter dans votre instance. 

Évaluatrices(teurs)

Mon compte ÉPE ne semble pas fonctionner. Que dois‐je faire? Différentes raisons pourraient expliquer les problèmes de connexion :

1. Votre bloqueur de fenêtres contextuelles n’est pas désactivé. Avant de commencer, assurez‐vous que vous avez activé les fenêtres contextuelles (c.‐à‐d., que vous autorisez les fenêtres contextuelles) dans votre navigateur Web. Vous trouverez des instructions tout juste en dessous de la boîte de connexion qui vous aideront à désactiver le bloqueur de fenêtres contextuelles.

• Si vous utilisez Internet Explorer, cliquez sur Outils > Options Internet > Confidentialité > et cliquez pour décocher la case « Activer le bloqueur de fenêtres publicitaires ».
• Si vous utilisez Firefox, cliquez sur Outils > Options, cliquez sur l’onglet « Contenu » et décochez la case « Bloquer les fenêtres pop‐up ».
• Si vous utilisez Safari, cliquez sur Safari (en haut à gauche) > Préférences > Sécurité > et décochez la case « Bloquer les fenêtres pop‐up ».
• Si vous utilisez Google Chrome, cliquez sur le menu Chrome > Sélectionnez Paramètres > Cliquez sur « Paramètres avancés » > Dans la section « Confidentialité et sécurité », cliquez sur le bouton « Paramètres de contenu » > « Fenêtres pop‐up », cliquez sur « Gérer les exceptions ».

2. Il est possible que vous vous soyez connecté dans la mauvaise zone de notre site. Nous avons deux zones différentes où il est nécessaire d’utiliser un nom d’utilisateur et un mot de passe pour se connecter. 

a) Le site de saisies des données auquel vous devez accéder pour saisir vos données de l’ÉPE‐AD se trouve à l’adresse :  https://app.earlyyearsevaluation.com. 

Pour accéder à ce site, vous devrez saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe uniques que notre équipe de développement vous a envoyés par courriel. 

b) Vous pourrez accéder sur notre section « Ressources et aide » à des présentations PowerPoint, des brochures à l’intention des familles et d’autres ressources. Le lien pour accéder à ces ressources est le suivant : http://earlyyearsevaluation.com/EN/index.php/en/materials.html. Si vous n’avez pas encore reçu le nom d’utilisateur et le mot de passe partagés, veuillez communiquer avec votre Gestionnaire des services aux membres.

3. Le compte est désactivé. Les administrateurs ont intentionnellement désactivé le compte; veuillez communiquer avec votre Gestionnaire des services aux membres pour obtenir de l’aide.

4. Le nom d’utilisateur et le mot de passe saisis par l’utilisateur ne correspondent pas à ceux que nous avons dans la base de données. Le mot de passe est sensible à la casse et doit être saisi en utilisant le bon format et l’orthographe exacte.

J’ai réalisé des évaluations ÉPE l’année dernière; puis‐je utiliser les mêmes nom d’utilisateur et mot de passe?
Oui. Le nom d’utilisateur que l’équipe de l’ÉPE vous a fourni correspond simplement à votre adresse courriel. Donc, si votre adresse courriel n’a pas changé, vous pourrez vous connecter en utilisant ce nom d’utilisateur. Comme vous le savez, lorsque l’équipe de l’ÉPE vous a envoyé un mot de passe au début pour accéder au site Web, il vous a été demandé de le modifier et de le remplacer par un mot de passe unique de votre choix. Vous pouvez continuer à utiliser ce même mot de passe ou le modifier de nouveau si vous le souhaitez. La meilleure façon de vérifier si vous pouvez utiliser le même mot de passe est de consulter le message de bienvenue qui vous a été envoyé au début de la session. Si ce message contient un mot de passe à six chiffres, vous devrez alors créer un nouveau mot de passe lorsque vous vous connecterez la première fois. Si le message ne contient pas de mot de passe, vous pouvez vous connecter en utilisant le même mot de passe que celui que vous avez utilisé l’année passée.

Avant d’administrer l’ÉPE‐AD, familiarisez‐vous avec l’outil, le matériel d’évaluation et le protocole de notation. Essayez de vous exercer à administrer l’ÉPE‐AD à quelques reprises avec un ami; cela vous permettra d’être bien préparé et de bien connaître le processus d’évaluation lorsque vous évaluerez les enfants. Il est également important de lire les Lignes directrices relatives à la passation et à la notation et les procédures de notation attentivement.

Que dois‐je faire si l’enfant ne parle pas la langue de l’évaluation?

Il est toujours préférable que l’enfant soit évalué dans sa langue maternelle (ou dominante). Toutefois, si cela est impossible, l’évaluateur doit faire appel à son jugement professionnel pour déterminer si l’enfant est en mesure de comprendre les demandes associées aux items de l’évaluation. Si vous faites passer l’ÉPE‐AD à un enfant qui ne possède pas les habiletés langagières nécessaires pour terminer un domaine ou un item, assurez‐ vous qu’on ne lui accorde pas un score, mais plutôt la mention « Incomplet ». Nous recommandons d’utiliser la mention « Incomplet » pour éviter que les résultats soient ambigus : le manque de compréhension de l’enfant est‐il attribuable à un obstacle linguistique ou au fait qu’il n’a pas acquis l’habileté évaluée? Pour obtenir de plus amples détails, consultez les Lignes directrices relatives à la passation et à la notation.

Y a‐t‐il une différence entre un enfant qui reçoit un score de 0 pour un item et un enfant qui ne reçoit pas de score du tout (c.‐à‐d., incomplet)?

Un score de zéro (0) est attribué lorsqu’un enfant tente d’effectuer un item, mais n’a pas acquis l’ensemble des habiletés nécessaires pour répondre aux critères de notation de 1 à 3. Toutefois, aucun score n’est saisi (c.‐à‐d., « Incomplet ») lorsqu’un enfant refuse d’effectuer un item ou qu’il en est exempté (par exemple, un enfant qui a une jambe cassée serait exempté d’effectuer certains items de motricité globale).

Un membre de la famille a demandé d’être présent pendant l’évaluation de son enfant, mais je crains qu’il tente d’aider l’enfant ou d’interagir avec lui pendant l’évaluation. Comment dois‐je traiter cette demande?

Il est recommandé que la famille ou le(s) tuteur(s) ne soit/soient pas dans la pièce pendant une évaluation, mais cela n’est pas toujours possible. Si un membre de la famille doit rester dans la pièce avec l’enfant, les évaluateurs peuvent lui suggérer de s’asseoir à un endroit où il sera hors de la vue de l’enfant. Il est également essentiel que l’évaluateur rappelle au membre de la famille de ne pas interagir avec son enfant pendant l’évaluation. Il est bien sûr important que l’enfant et le membre de sa famille se sentent à l’aise au cours du processus d’évaluation, mais il est également essentiel d’obtenir les données les plus précises possible sur le niveau réel de développement de l’enfant.

Si un enfant devient agité pendant l’administration de l’évaluation, puis‐je arrêter l’évaluation, faire une activité qui lui permettra de bouger, puis reprendre l’évaluation où nous l’avions arrêtée?

Oui, nous encourageons les évaluateurs à utiliser leur jugement professionnel pour déterminer si un enfant a besoin d’une pause pour bouger. Les évaluateurs doivent s’assurer de reprendre là où ils avaient interrompu l’évaluation avant la pause. Cela est très important, car les items du domaine doivent être évalués dans l’ordre en raison de l’augmentation progressive du niveau de difficulté des items. Gardez à l’esprit que la plupart des enfants n’auront pas de difficulté à effectuer tous les items de l’évaluation. L’ordre de présentation des domaines est intentionnel; il vise à s’assurer que les enfants participent tout au long de l’évaluation. En fait, les évaluateurs disent souvent : « Les enfants aiment l’ÉPE! ». Habituellement, moins d’un demi pour cent des enfants évalués sont incapables de terminer l’évaluation en raison de problèmes d’attention ou parce qu’ils refusent d’effectuer l’évaluation.

J’ai fait une erreur en saisissant les données, mais j’ai déjà généré les rapports; existe‐ t‐il un moyen d’y accéder de nouveau et de modifier ces données?

Pendant la formation de l’ÉPE‐AD, nous indiquons à la personne responsable de la saisie des données de réviser attentivement les scores avant de générer le rapport. Afin de préserver l’intégrité de notre mesure, il nous arrive très rarement de modifier les scores d’un enfant une fois que les données ont été saisies et que le rapport a été généré. Modifier les résultats de l’évaluation parce que le code de couleur obtenu ne correspond pas à celui qui était « prévu » compromettrait considérablement l’intégrité de l’outil. Dans le cas où un score aurait été saisi de façon incorrecte, veuillez communiquer avec votre coordonnateur ÉPE‐AD. Donnez‐lui les renseignements concernant la nature de l’erreur; il pourra alors déterminer la meilleure marche à suivre.

Existe‐t‐il des ressources que nous pouvons fournir aux familles pour les aider à soutenir le développement de leur(s) enfant(s)?
Nous offrons un grand nombre de ressources intéressantes à communiquer aux familles. Par exemple, nous avons créé un document de soutien intitulé Façons amusantes de jouer avec votre enfant pour favoriser l’apprentissage. (found in the Materials section of our website). Le ministère de l’Éducation de la Saskatchewan a également créé de nombreuses ressources de soutien de qualité. L’une de ces ressources, intitulée Guide pour l’enseignant : Comment inciter les familles à participer est particulièrement utile pour amorcer le dialogue avec les familles lors de la communication des résultats de l’ÉPE‐AD. Toutefois, chaque instance aura son propre protocole concernant la façon de communiquer les résultats de l’ÉPE‐AD aux familles, le cas échéant. Nous vous encourageons donc à communiquer avec votre coordonnateur de l’ÉPE‐AD pour obtenir des conseils et de plus amples renseignements au sujet de ces ressources et d'autres ressources de soutien offertes sur notre site Web.